Algemene VoorwaARDEN STANDHOUDERS

ALGEMENE VOORWAARDEN

 

Artikel 1: definities

• Organisator: de organisator van de beurs, met name de ondernemeing GameRush VZW gevestigd te 3600 Genk.

 

• Aanvraag tot deelname: verzoek van een kandidaat-deelnemer om deel te nemen aan de beurs.

 

• Evenement: de door de Organisator georganiseerde samenkomst.

 

• Kandidaat-deelnemer: de natuurlijke of rechtspersoon die de aanvraag tot deelname heeft ingediend.

 

• Deelnemer: de kandidaat-deelnemer van wie de aanvraag tot deelname door de organisator is goedgekeurd.

 

• Goedkeuring: de beslissing van de organisator om de Aanvraag tot deelname goed te keuren en de kandidaat-deelnemer als deelnemer te beschouwen op het evenement.

 

• Gebouw: het onroerend goed waarin en/of waaromheen het evenement wordt georganiseerd.

 

• Standplaats: ruimte op het evenement, uitgedrukt in m² (die door de organisator wordt toegewezen aan de deelnemer)

 

• Aanwezige voorwerpen: de producten en toestellen (die door de deelnemer worden tentoongesteld op het evenement of die hij wenst tentoon te stellen).

 

• Openingsdatum: de officiële openingsdatum van het evenement.

 

• Algemene voorwaarden: deze algemene voorwaarden.

De in dit artikel gedefinieerde termen hebben dezelfde betekenis in het enkelvoud als in het meervoud.

 

Artikel 2: toepasselijkheid van de algemene voorwaarden

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de contractuele verhouding en alle verbintenissen tussen de organisator, enerzijds, en de kandidaatdeelnemer of de deelnemer, anderzijds, met betrekking tot de aanvraag tot deelname, de goedkeuring en de deelname aan het evenement.

2.2 Door de indiening van de aanvraag tot deelname, verklaart de kandidaat-deelnemer uitdrukkelijk dat alle verbintenissen tussen hem en de organisator met betrekking tot het evenement door deze algemene Voorwaarden worden beheerst, met uitsluiting van zijn eigen algemene voorwaarden, zelfs als die later dan deze algemene voorwaarden zijn opgesteld.

2.3 Om geldig te zijn, moet elke afwijking van deze algemene voorwaarden voorafgaandelijk, uitdrukkelijk en schriftelijk door de organisator worden aanvaard.

 

Artikel 3: aanvraag tot deelname

3.1 De kandidaat-deelnemer dient zijn aanvraag tot deelname bij de organisator in te dienen door middel van het daartoe door de organisator ter beschikking gestelde aanvraagformulier, via de webpagina.

3.2 De indiening van de aanvraag tot deelname door de kandidaat-deelnemer vormt een bindend en onherroepelijk aanbod van zijn kant om deel te nemen aan het evenement onder de voorwaarden die vermeld zijn in deze algemene voorwaarden, in de Tariefvoorwaarden en in zijn aanvraag tot deelname. De overeenkomst van deelname kan niet door de deelnemer eenzijdig worden gewijzigd of ingetrokken.

3.3 De aanvraag tot deelname wordt binnen de veertien kalenderdagen behandeld en bevestigd. Kandidaat-deelnemer zal al dan niet een goedkeuring van zijn aanvraag ontvangen.

 

Artikel 4: beoordeling van de aanvraag tot deelname

De organisator beslist vrij over de aanvaarding of de weigering van de aanvraag tot deelname, op basis van onderstaande selectiecriteria.

4.1 Selectiecriteria

De kandidaat-deelnemer ontvangt een positief of negatief antwoord op basis van volgende criteria:

1) De beschikbaarheid van het aantal standen.

2) De voorwerpen die men aanbiedt op het evenement.

3) De inhoud en de kwaliteit van de aangeboden activiteiten van de kandidaat-deelnemer.

4) De opstelling van de standplaats.

5) De variatie van de verschillende standen.

4.2 omstandigheden die een weigering van de aanvraag tot deelname rechtvaardigen.

Een aanvraag tot deelname kan in één of meer van de volgende opgesomde gevallen worden geweigerd:

1) In de aanvraag tot deelname is minstens één selectiecriteria niet verenigbaar.

2) De kandidaat-deelnemer houdt zich niet aan één of meer van zijn verplichtingen die voortvloeien uit zijn aanvraag tot deelname.

3) De kandidaat-deelnemer heeft zich niet gehouden aan de algemene voorwaarden.

4) De kandidaat-deelnemer dreigt de goede orde of de goede naam en reputatie van het evenement of van de organisator in gevaar te brengen;

5) De kandidaat-deelnemer houdt zich niet aan de bepalingen en/of richtlijnen van de organisator betreffende de inrichting en decoratie van de standplaats.

6) De kandidaat-deelnemer houdt zich niet aan de bepalingen en/of richtlijnen van de overheid.

 

4.3 De weigering van de aanvraag tot deelname via e-mail door de organisator aan de kandidaat-deelnemer ter kennis gebracht. Deze weigering kan onder geen enkele omstandigheid aanleiding geven tot enige aansprakelijkheid van de organisator of enige (schade)vergoeding verschuldigd door de organisator.

4.4 goedkeuring van de aanvraag tot deelname

4.4.1 Door de goedkeuring komt de overeenkomst tussen de organisator en de deelnemer betreffende de deelname van de deelnemer aan het evenement tot stand. Het effectieve recht op deelname aan het evenement van de deelnemer is evenwel afhankelijk van de naleving van de contractuele verplichtingen van de deelnemer.

4.4.2 De goedkeuring wordt door de organisator aan de kandidaat-deelnemer ter kennis gebracht door middel van een bevestigingsmail en een factuur.

Geen enkele andere voorafgaande uitwisseling van brieven of andere documenten tussen organisator en kandidaat-deelnemer kan als een goedkeuring worden beschouwd.

4.4.3 De Aanvaarding tot deelname doet in geen geval één of ander recht ontstaan op deelname aan een toekomstige evenement die later door de organisator georganiseerd zal worden.

 

Artikel 5: tarieven, facturatie en betalingsvoorwaarden

5.1 Tarieven en facturatie

5.1.1 De deelnemer verklaart zich uitdrukkelijk akkoord met elektronische facturatie.

5.1.2 Zijn door de deelnemer automatisch verschuldigd ingevolge van goedkeuring. 

1) huur van de standplaats

Onverminderd de bepalingen van deze algemene voorwaarden blijven deze verschuldigde bedragen verschuldigd indien de deelnemer zijn deelname later om welke reden dan ook annuleert.

5.1.3 De verschuldigde bedragen worden als volgt gefactureerd:

1) Een algehele betaling van het totaalbedrag binnen de 30 kalenderdagen, na goedkeuring tot deelname.

5.1.4 Indien een aangepaste of nieuwe facturatie noodzakelijk is wegens het doorgeven van onvoldoende of niet correcte informatie of het niet tijdig doorgeven van de correcte noodzakelijke facturatie gegevens, dan zal de organisator het recht hebben om hiervoor aan de deelnemer een administratieve kost van 30-euro aan te rekenen.

5.2 Betalingsvoorwaarden

5.2.1 De facturen van de organisator dienen uiterlijk binnen de 30 dagen na factuurdatum te worden betaald, netto en zonder korting of verrekening.

5.2.2 Betalingen in handen van een vertegenwoordiger of aangestelde van de organisator zijn niet bevrijdend, behoudens uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator.

5.2.3 Elk bezwaar tegen een factuur moet door de deelnemer binnen 8 dagen na de datum van facturering via e-mail ter kennis worden gebracht van de organisator. Een dergelijk bezwaar beïnvloedt geenszins de verplichting van de deelnemer om de andere facturen te betalen die opeisbaar zijn op het moment van het bezwaar en verleent hem geen recht om de uitvoering van enige betalingsverbintenis of andere verbintenis tegenover de organisator op te schorten.

5.3 Niet-tijdige betaling

5.3.1 In geval van niet-tijdige betaling is de verbintenis tussen organisator en deelnemer ontbonden en heeft hij het recht om de deelname aan het evenement te ontzeggen en/of de aan de deelnemer toegewezen standplaats ter beschikking te stellen aan een andere deelnemer.

 

 

Artikel 6: annulering van deelname

6.2.1 Ingeval van annulering van deelname door de deelnemer is de deelnemer volgende tarieven schuldig:

1) Als de annulatie zes maanden of meer vóór de openingsdatum wordt aangekondigd, een opzeggingsvergoeding gelijk aan 50% van het standgeld.

2) Als de annulatie tussen de zes maanden en de drie maanden vóór de openingsdatum wordt aangekondigd, een opzeggingsvergoeding gelijk aan 75% van het totale standgeld.

3) Als de annulatie tussen de drie maanden en de dertig dagen vóór de openingsdatum wordt aangekondigd, een opzeggingsvergoeding gelijk aan het totale standgeld.

4) Als de annulatie minder dan dertig dagen vóór de openingsdatum van het evenement of na de openingsdatum van het evenement wordt aangekondigd, een opzeggingsvergoeding gelijk aan de totale standgeld verhoogd met 1.000 euro als schadeloosstelling wegens de bijkomende schade die daaruit voortvloeit voor de organisator omwille van het laattijdige karakter van de annulatie. Met dit laatste geval wordt gelijkgesteld het niet deelnemen aan het evenement zonder aankondiging van annulatie van deelname.

5) Bij ziekte of overmacht is mogelijkheid tot overleg.

Deze opzeggingsvergoeding is onherroepelijk en volledig onafhankelijk van de reden voor de annulatie van deelname vanwege de deelnemer. De deelnemer gaat uitdrukkelijk akkoord dat de organisator in dergelijk geval gerechtigd is de standplaats van de deelnemer aan een andere deelnemer toe te wijzen of op de aan de deelnemer toegewezen standplaats de melding aan te brengen: “deze stand was voorbehouden aan [naam van de deelnemer] krachtens inschrijving dd.[datum]”.

 

Artikel 7: standplaatsen

7.1 Toewijzing van de Standplaatsen

7.1.1 De organisator bepaalt vrij de toewijzing van de standplaatsen op het evenement aan de deelnemers.

7.1.2 Binnen 8 dagen na de bekendmaking door de organisator van de toegewezen standplaats kan elke deelnemer zijn eventuele bezwaren naar behoren gemotiveerd aan de organisator bezorgen. De organisator neemt kennis van deze bezwaren en zal hierover een gemotiveerde beslissing nemen. Deze beslissing is definitief en wordt via e-mail ter kennis aan de deelnemer gebracht.

7.1.3 De organisator behoudt zich het recht voor te allen tijde een toegewezen standplaats te verplaatsen, de vorm ervan te wijzigen of één of meer aan één meerdere deelnemers toegewezen standplaatsen te verplaatsen naar één of meer andere standplaatsen indien redenen van algemene organisatie van het evenment al dan niet afhankelijk van de wil van de organisator dit vereisen. Deze wijziging of verplaatsing geeft de deelnemer in geen geval recht op enige schadevergoeding.

7.2 beursplan

7.2.1 De organisator overhandigt een beursplan aan de deelnemer dat de toegewezen standplaats van de deelnemer bepaalt. Dit beursplan wordt slechts ter informatie aan de deelnemer overhandigd en de organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele verschillen tussen de afmetingen in dit plan.

7.2.2 Indien de deelnemer meent dat het beursplan afmetingsfouten met betrekking tot de toegewezen standplaats bevat, dienen deze fouten schriftelijk en uiterlijk op de eerste dag van de opbouwperiode, aan de organisator te worden gemeld. De organisator zal een verantwoordelijke afvaardigen om de eventuele afmetingsfouten vast te stellen. De organisator kan en zal geen gevolg geven aan de klachten die na de opbouw van de stand worden ingediend.

7.3 terbeschikkingstelling, opbouw en inrichting van de toegewezen Standplaats

7.3.1 Iedere deelnemer verbindt zich ertoe een dossier bij de organisator in te dienen dat onder meer de volgende gegevens en documentatie betreffende de toegewezen standplaats bevat:

1) een gedetailleerde maatschets;

2) een gedetailleerd inrichtingsconcept;

3) de contactgegevens van de door de deelnemer aangestelde afgevaardigden.

4) De namen van onderaannemers of standenbouwers waarop de deelnemer in het kader van de beurs een beroep op doet. De deelnemer verbindt zich ertoe de toegewezen standplaats op te bouwen en in te richten overeenkomstig het door hem bij de organisator ingediende dossier, de eventuele opmerkingen van de organisator en de door de organisator verstrekte handleiding. In geval van niet-naleving van deze verbintenis is de organisator gerechtigd de terbeschikkingstelling van de toegewezen standplaats van de deelnemer te weigeren. Bovendien behoudt de organisator zich ten allen tijde het recht voor alle inrichtingen of andere installaties verder op te bouwen, in te richten, weg te halen of te wijzigen indien deze inrichtingen of installaties de algemene organisatie van het evenement, de naburige deelnemers of de bezoekers zouden kunnen hinderen of niet in overeenstemming zijn met de toepasselijke wettelijke veiligheidsvoorschriften, het van tevoren ingediende dossier, de eventuele opmerkingen van de organisator betreffende het dossier of de door de organisator verstrekte handleiding.

 

7.3.2 De toegewezen standplaats van de deelnemer wordt ter beschikking gesteld aan het begin van de opbouwperiode die van tevoren aan hem is meegedeeld. De opbouw en inrichting van de toegewezen standplaats dienen volledig voltooid te zijn op de dag voor de openingsdatum van het evenment. Als een toegewezen standplaats één dag voor de openingsdatum van de beurs niet in gebruik is genomen, wordt dit beschouwd als een annulatie van deelname aan In dat geval kan de organisator van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling over deze toegewezen standplaats beschikken, zonder de betrokken deelnemer voorafgaandelijk te verwittigen.

7.3.3 Alle eventuele fouten of gebreken van een toegewezen standplaats moeten via e-mail en uiterlijk op de eerste dag van de opbouwperiode ter kennis van de organisator worden gebracht. Bij gebreke van een dergelijke kennisgeving wordt de deelnemer verondersteld de toegewezen standplaats in perfecte staat en beantwoordend aan de eisen van zijn activiteiten op het evenment te hebben ontvangen. Elke fout die of gebrek dat later wordt ontdekt, wordt geacht door de deelnemer te zijn veroorzaakt; hiervoor is enkel de deelnemer ten aanzien van de organisator aansprakelijk.

7.4 Onderhoud van de Standplaats

7.4.1 De deelnemer verbindt zich ertoe de toegewezen standplaats in perfecte staat te onderhouden. Indien de organisator dit nuttig of nodig acht, kan hij op kosten van de deelnemer alle reinigings- of herstelwerkzaamheden aan de toegewezen standplaats laten uitvoeren.

7.4.2 De deelnemer wijst een afgevaardigde aan die verantwoordelijk is voor de toegewezen standplaats vanaf de terbeschikkingstelling en gedurende de gehele looptijd van de beurs.

7.5 afbraak van de standplaats

7.5.1 De organisator deelt van tevoren de periode van afbraak van de standplaatsen aan de deelnemers mee onder voorbehoud van het recht van de organisator om striktere termijnen op te leggen. De deelnemer verbindt zich ertoe de inrichting van de toegewezen standplaats binnen deze afbouwperiode volledig af te breken en te ontruimen. De afbraak van de toegewezen standplaats gebeurt uitsluitend door de deelnemers die hiervoor als enige verantwoordelijk is ten opzichte van de organisator.

7.5.2 De deelnemer dient de toegewezen standplaats op het einde van de afbouwperiode in perfecte staat achter te laten. Indien dit niet het geval is, is de organisator gerechtigd alle kosten voor herstelling, schoonmaak, afbraak en ontruiming van de toegewezen standplaats op de deelnemer te verhalen.

7.6 lege standplaats

De deelnemer is verplicht de toegewezen standplaats te bezetten en fysiek te bemannen vanaf het aanvangsuur van de beurs en voor de volledige duur ervan.

 

Artikel 8: tentoongestelde voorwerpen

8.1 toegestane tentoongestelde voorwerpen.

De deelnemer verbindt zich ertoe enkel die voorwerpen op het evenement tentoon te stellen die uitvoerig werden beschreven in de aanvraag tot deelname of enig ander document van de deelnemer en in zoverre deze door de organisator werden aanvaard. De organisator is gerechtigd de tentoongestelde voorwerpen te controleren

8.2 Verboden producten

Zijn verboden op de beurs alsook in en rond het gebouw van de beurs: producten, stoffen en goederen die niet of niet volledig aan alle wettelijke voorschriften beantwoorden, gevaarlijke en hinderlijke producten, stoffen en goederen en in het algemeen alle producten, stoffen en goederen die de organisator gevaarlijk of van dien aard acht dat de deelnemers of bezoekers van het evenement er hinder zouden kunnen van ondervinden (zoals explosieve, wapens en ontvlambare stoffen).

De organisator is gerechtigd om dergelijke producten, stoffen en goederen te weigeren of op kosten van de deelnemer te laten verwijderen van de beurs.

8.4 Voorschriften met betrekking tot veiligheid

8.4.1 De tentoongestelde voorwerpen moeten uitgerust en geïnstalleerd worden overeenkomstig de toepasselijke wettelijke veiligheidsvoorschriften met inbegrip van de geldende federale, gewestelijke en gemeentelijke reglementen en verordeningen alsook de specifieke veiligheidsregels die gelden voor het gebouw. Tijdens het evenement moet de deelnemer alle voorzorgsmaatregelen nemen om de veiligheid van de andere deelnemers en de bezoekers van de beurs te garanderen. De tentoongestelde voorwerpen blijven op elk moment en ook na de openingsuren van de beurs onder het toezicht en bewaking van de deelnemer.

8.4.2 De deelnemer is ten aanzien van de organisator aansprakelijk voor alle rechtstreekse en onrechtstreekse schade (met inbegrip van winstderving, erelonen van advocaten en gerechtsdeurwaarders, enz.) ingevolge een incident dat geheel of gedeeltelijk, rechtstreeks of onrechtstreeks, werd veroorzaakt door de tentoongestelde voorwerpen. De deelnemer verbindt zich ertoe op eerste verzoek van de organisator tussen te komen in om het even welk geding of geschil waarbij de organisator (als eiser of verweerder) betrokken wordt en dat op welke wijze dan ook verband houdt met de tentoongestelde voorwerpen.

8.4.3 De deelnemer verbindt zich ertoe alle door de  organisator genomen veiligheidsmaatregelen na te leven, waaronder deze met betrekking tot pandemieën, epidemieën, of enige mogelijke ziekte. De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet naleven van deze maatregelen door enige deelnemer of bezoeker.

 

Artikel 9: gebruik van onlinediensten en producten

9.1 Indien de organisator gegronde redenen heeft om te geloven dat de deelnemer onrechtmatige of schadelijke activiteiten voert via de onlinediensten of -producten van de organisator (bijvoorbeeld via e-mail of via rechtstreekse offerteaanvragen of in de onlinebeursgids), of, in het algemeen, de onlinediensten en -producten van de organisator op een ongeoorloofde manier gebruikt (bijvoorbeeld inbreuk op de intellectuele rechten van derden of oneerlijke handelspraktijken), heeft de organisator het recht alle passende maatregelen te treffen om dit ongeoorloofde gebruik van de onlinediensten en -producten te beëindigen, zoals door de deelnemer de toegang tot de onlinediensten en -producten van de organisator met onmiddellijke ingang te ontzeggen en/of deze toegang te schorsen, zonder dat de deelnemer uit dien hoofde onder welke omstandigheid dan ook kan aanspraak maken op enige schadevergoeding.

9.2 In geval van onderbreking van de terbeschikkingstelling van de onlinediensten en -producten van de organisator ingevolge overmacht, andere gebeurtenissen die onafhankelijk zijn van de wil van de organisator, onderhoudsredenen of defect, kan de deelnemer geen aanspraak maken op enige schadevergoeding. De organisator zal zich inspannen om de deelnemer, binnen een redelijke termijn, in kennis te stellen van de onderbreking en de duur ervan zoveel mogelijk te beperken.

9.3 In geval van schorsing of stopzetting van de terbeschikkingstelling van de onlinediensten en -producten ingevolge een order of bevel van een administratieve of gerechtelijke instantie kan de deelnemer geen aanspraak maken op enige schadevergoeding.

9.4 In elk geval van schorsing of stopzetting van de onlinediensten en -producten of toegangsverbod tot de online-inhoud van de deelnemer, zal de deelnemer de kosten verbonden aan de door hem bestelde onlinediensten en -producten verschuldigd zijn.

9.5 Een schorsing of stopzetting van de onlinediensten en -producten of toegangsverbod tot de online-inhoud van de deelnemer geeft de deelnemer geen recht om zijn verbintenissen ten aanzien van de organisator te schorsen of te beëindigen.

 

Artikel 10: intellectueel eigendom

10.1 De deelnemer garandeert dat alle informatie die hij in het kader van het evenement aan de organisator ter beschikking stelt omtrent zijn activiteiten, bijvoorbeeld voor publicatie in de beursgids, de catalogus of op de website van het evenement, volledig en correct is en niet in strijd is met rechten van derden of anderszins onwettig of onrechtmatig is.

10.2 De deelnemer garandeert met name dat de afbeeldingen, illustraties, andere grafische werken en/of teksten die hij aan de organisator overdraagt (de “overgedraagde documentatie”) ten einde opgenomen te worden in de beursgids, de catalogus of op de website van het evenement, of die aan de pers worden medegedeeld, vrij zijn van alle rechten, zodanig dat de organisator deze kan gebruiken, herdrukken, beheren of op gelijk welke wijze verdelen. Indien dit niet het geval zou zijn, verbindt de deelnemer er zich toe om zelf alle rechten te dragen en bijgevolg te vergoeden, die verschuldigd zouden zijn op de aan de organisator overgedragen documentatie en om de organisator schadeloos te stellen voor alle kosten, schade, aanspraak of verlies wegens niet-naleving van intellectuele eigendomsrechten. Indien een derde zich zou verzetten tegen het gebruik van deze overgedragen documentatie, dient de deelnemer de organisator hiervan onmiddellijk via e-mail op de hoogte te brengen. De deelnemer verklaart en erkent de eventuele rechten die hij op deze overhandigde documentatie zou hebben ten kosteloze en definitieve titel aan de organisator af te staan.

10.3 De organisator behoudt zich het recht voor om tijdens het evenement foto’s te nemen, zowel tijdens de periodes van opbouw en afbouw, evenals het recht de foto’s te gebruiken, te reproduceren, te vermenigvuldigen, mee te delen, over te dragen of op gelijk welke andere wijze te exploiteren.

10.4 Alleen de organisator is gerechtigd om de catalogus van het evenement uit te geven. De deelnemer moet de informatie die bestemd is voor de catalogus tijdig overmaken aan de organisator. De organisator heeft het recht om de informatie en de teksten die hem worden overhandigd, te wijzigen zonder mogelijkheid van verzet vanwege de deelnemer. De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten in de teksten en/of vertalingen in de catalogus.

De organisator is de enige houder van de auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten op de catalogus. De gehele of gedeeltelijke reproductie of mededeling aan het publiek van de catalogus is bijgevolg verboden zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator.

10.5 Indien de deelnemer kennis heeft van een mogelijke inbreuk op rechten van derden door de door hem op het evenement tentoongestelde voorwerpen, zal hij de organisator daarvan schriftelijk in kennis stellen en de organisator een kopie van alle relevante stukken bezorgen.

10.6 De deelnemer vrijwaart de organisator, alsmede de eigenaar van het gebouw, en hun bestuurders en alle overige door hen aangestelden, voor alle aanspraken van derden, wegens inbreuk op rechten van intellectuele eigendom of anderszins, in verband met de activiteiten van de deelnemer (en de door hem aangestelden) in het kader van het evenement, waaronder, maar niet beperkt tot, de door de deelnemer op de beurs getoonde en aangeprezen goederen en diensten of gemaakte publiciteit. De deelnemer verbindt zich ertoe de organisator volledig schadeloos te stellen voor alle door hem geleden schade en kosten, waaronder begrepen de volledige kosten van rechtsbijstand, die verband houden met een (vermeende) inbreuk door de deelnemer op rechten van derden. De organisator heeft te allen tijde het recht ingevolge hetzij een klacht van een derde, hetzij op verzoek van een gerechtelijke of administratieve overheid, hetzij op eigen initiatief om de door de deelnemer tentoongestelde producten, stukken, werken en toestellen, publiciteit, of elk ander voorwerp dat mogelijks onrechtmatige of schadelijke inhoud bevat, te laten verwijderen van het evenement zonder dat de deelnemer uit dien hoofde recht heeft op enige schadevergoeding.

 

Artikel 11: bescherming van de persoonlijke levenssfeer

11.1 De organisator behandelt alle persoonsgegevens die de kandidaat-deelnemer en de deelnemer hem verstrekken overeenkomstig de wetgeving met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de Privacy Policy van de organisator, waarvan de kandidaat-deelnemer en de deelnemer verklaren kennis te hebben genomen. De Privacy Policy is beschikbaar op de website van de organisator of kan worden verkregen op aanvraag.

11.2 De deelnemer die een beroep doet op de door de organisator verstrekte onlinediensten en -producten

verbindt zich ertoe zijn paswoord en toegangscode geheim en vertrouwelijk te houden en deze niet mee te delen aan een derde. De deelnemer is als enige volledig aansprakelijk voor ieder gebruik van zijn paswoord en toegangscode. In geval van verlies, diefstal of frauduleus gebruik van het paswoord of de toegangscode, dient de deelnemer ofwel zijn paswoord te veranderen door gebruik te maken van de door de organisator verstrekte tools, ofwel de organisator hiervan onverwijld in kennis stellen.

11.3 De organisator neemt geen kennis van de gegevens die de deelnemer publiceert of verstuurt via de door de organisator verstrekte onlinediensten en -producten (bijvoorbeeld via e-mail of via rechtstreekse offerteaanvragen), behalve in de volgende gevallen:

- indien het nodig is kennis te nemen van deze gegevens voor de goede werking van de door de organisator verstrekte onlinediensten en -producten;

- indien de organisator redenen heeft om te geloven dat deze informatie betrekking heeft op onwettige of niet-toegelaten activiteiten, of indien een derde de organisator in kennis heeft gesteld van een inbreuk op één van zijn rechten.

11.4 In het kader van de promotie van het evenement kan de deelnemer de lijst van zijn klanten of prospecten, welke hij wenst uit te nodigen of te informeren van zijn deelname aan het evenement, aan de organisator overmaken.

De organisator zal de uitnodigingen of aanbiedingen tot deelname aan het evenement aan de betrokken personen of ondernemingen versturen. De deelnemer verzekert de organisator dat de contactlijsten die hij aan

laatstgenoemde zal overmaken werden opgesteld met inachtneming van de Europese en Belgische regelgevingen betreffende de bescherming van persoonsgegevens en dat de betrokken personen op de hoogte werden gesteld van de mogelijkheid voor partners van de deelnemer, waaronder de organisator, om hun gegevens te gebruiken voor direct marketingdoeleinden. De deelnemer vrijwaart de organisator tegen elk verhaal dat jegens de organisator zou kunnen worden ingesteld ten gevolge van het gebruik van de krachtens dit artikel medegedeelde gegevens. Hij zal de organisator zonder verwijl informeren van ieder mogelijk verzet van klanten of prospecten tegen de verwerking van hun gegevens door de organisator.

 

Artikel 12: onoverdraagbaarheid en verbod op onderverhuur

12.1 De verbintenissen onder deze algemene voorwaarden mogen door de kandidaat-deelnemer en de deelnemer op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden overgedragen, behoudens voorafgaandelijke uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de organisator. In het geval de organisator uitdrukkelijk instemt met de overdracht, blijft de overdragende kandidaat-deelnemer of de overdragende deelnemer hoofdelijk en ondeelbaar gehouden met de overnemende kandidaat-deelnemer of de overnemende deelnemer tot alle verbintenissen die voortvloeien uit deze algemene voorwaarden.

12.2 De deelnemer is niet gerechtigd de toegewezen standplaats op het evenement op enige wijze geheel of gedeeltelijk te verhuren.

 

Artikel 13: wettelijke verplichtingen van de deelnemer

13.1 De deelnemer wordt eraan herinnerd dat hij te allen tijde in het kader van zijn deelname aan het evenement alle wetten en reglementen moet naleven die op hem van toepassing zijn. Dit betreft onder meer – zonder beperking - alle wetten en reglementen met betrekking tot eerlijke handelspraktijken, etikettering, douane en accijnzen, bescherming van de persoonlijke levenssfeer, intellectuele eigendom, veiligheid, enz.

13.2 De organisator kan te allen tijde een kandidaat-deelnemer of deelnemer weigeren of zijn deelname aan het evenement beëindigen. Zonder dat men aanspraak maakt op een schadevergoeding.

13.3. De organisator heeft eveneens het recht om, hetzij op eigen initiatief, hetzij op gezamenlijk verzoek van meerdere deelnemers aan het evenement, de deelname van de deelnemer aan het evenement onmiddellijk te beëindigen wegens al dan niet bewezen betrokkenheid van de deelnemer bij actuele of voorbije gebeurtenissen waarvan de publieke weerklank de reputatie van het evenement kan schaden of het goede verloop ervan kan verstoren, in welk geval de organisator zich ertoe verbindt aan de uitgesloten deelnemer de kosten van zijn deelname aan het evenement te vergoeden, met uitsluiting van elke andere schadevergoeding.

 

Artikel 14: rookverbod

Op het evenement geldt een algemeen rookverbod. De deelnemer moet waken over de naleving van dit verbod rond en op de toegewezen standplaats.

 

Artikel 15: verbod op gebruik van eigen draadloze netwerken

15.1 Om de kwaliteit en de stabiliteit van het WiFi-netwerk te garanderen voor de deelnemers en bezoekers, worden eigen draadloze netwerken niet toegelaten.

15.2 Niet-officiële netwerken worden op kosten van de betreffende deelnemer opgespoord en verwijderd.

 

Artikel 16: verbod op verspreiding van gratis uitnodigingen

De verspreiding van gratis uitnodigingen, reclame en flyers buiten de toegewezen standplaats is verboden, tenzij anders vermeld in een (sponsor)overeenkomst, alsook het gebruik van uitnodigingen of van toegangskaarten andere dan die door de organisator aan de deelnemer ter beschikking werden gesteld.

 

Artikel 17: overmacht

17.1 Onder overmacht dient te worden verstaan: elke onvoorzienbare en onvermijdbare gebeurtenis die onafhankelijk is van de wil der partijen en die een onoverkomelijk beletsel uitmaakt voor de nakoming van de verbintenissen der partijen zoals, maar niet beperkt tot, natuurrampen, brand, het niet verkrijgen van (voldoende) elektriciteit of aardgas, het uitvallen van het netwerk, staking, daden van terrorisme of terreurdreiging, epidemie of pandemie, beslissingen van de eigenaar of exploitant van het gebouw die het gebruik van de locatie en/of de organisatie van het evenement aanzienlijk duurder en/of onmogelijk maken en alle andere gevallen of situaties die het gebruik van de locatie en/of de organisatie van het evenement aanzienlijk duurder en/of onmogelijk maken, enz.

17.2 Indien een geval van overmacht leidt tot uitstel of annulering van het evenement, worden de reeds uitgegeven

facturen beschouwd als voorschotfacturen voor de uitgestelde editie dan wel volgende editie van het evenement.

17.3 In het geval van een algemeen reisverbod opgelegd door een overheidsinstantie, onder meer in het kader van de bestrijding van een pandemie of epidemie, met betrekking tot de stad of regio waar de deelnemer zich bevindt en leidend tot de onmogelijkheid om naar het evenement te reizen, zullen de reeds aan de deelnemer opgemaakte facturen worden beschouwd als voorschotfacturen voor de volgende editie van het evenement.

In geval waarin het reisverbod het gevolg is van de nietnaleving door de deelnemer van specifieke door de overheid bepaalde voorwaarden, in welk geval de

Deelnemer zich niet zal kunnen beroepen op overmacht en de facturen onverkort zullen gelden voor de editie van het evenement waarvoor de deelname werd aangevraagd.

 

 

Artikel 18: verandering van locatie of datum van de beurs of gehele op gedeeltelijke annulatie van de beurs

18.1 Indien de organisatie van het evenement door onvoorzienbare omstandigheden die buiten de wil of redelijke controle van de organisator liggen (waaronder maar niet beperkt tot overheidsmaatregelen of bevel van de rechter, maatregelen inzake veiligheid en/of gezondheid (o.a.in geval van pandemie), enige handeling van de eigenaar of uitbater van het gebouw, enige staking of industriële actie die invloed heeft op de personeelsbezetting bij de organisator) zodanig bemoeilijkt wordt dat deze in haar geheel of gedeeltelijk niet kan plaatsvinden op de voorziene

locatie of datum (onder meer omdat de rentabiliteit door deze omstandigheden in het gedrang komt), is de organisator gerechtigd het evenement te annuleren, in haar geheel of gedeeltelijk te verplaatsen naar een andere plaats of datum, of de eventduurtijd en/of de periodes van opbouw en/of afbouw te beperken, zonder dat de deelnemer uit dien hoofde kan aanspraak maken op enige schadevergoeding. De deelnemer erkent hierbij dat hij in deze omstandigheden geen recht heeft op enige terugbetaling, schadevergoeding of onkosten. De reeds aan de deelnemer opgemaakte voorschotfacturen worden in dat geval beschouwd als voorschotfacturen voor de verplaatste editie van het evenement of voor de volgende editie ervan.

18.2 In geval van verandering van de locatie van het evenement kan de deelnemer enkel annulatie doen van zijn deelname aan het evenement voor zover de nieuwe locatie van het evenement zich buiten een straal van 70 km van de oorspronkelijke locatie bevindt en hij zijn annulatie van deelname binnen de 15 kalenderdagen na de bekendmaking van de verandering van locatie kenbaar maakt aan de organisator, in welk geval een opzeggingsvergoeding zal verschuldigd zijn. Na deze termijn van 15 kalenderdagen wordt de deelnemer verondersteld de verandering van locatie te hebben aanvaard. In geval van verandering van de datum van het evenement kan de deelnemer enkel annulatie doen van zijn deelname aan het evenement voor zover de nieuwe datum van het evenement meer dan 60 dagen voor of na de oorspronkelijke datum valt en hij zijn annulatie van deelname binnen de 15 kalenderdagen na de bekendmaking van de verandering van datum kenbaar maakt aan de organisator, in welk

geval een opzeggingsvergoeding zal verschuldigd zijn. Na deze termijn van 15 kalenderdagen wordt de deelnemer verondersteld de verandering van datum te hebben aanvaard.

18.3 In geval de organisator beslist om het evenement niet te organiseren wegens om het even welke reden (incl. commerciële redenen), maar die geen geval van overmacht zoals hierboven bepaald in zijnen hoofed uitmaakt, kan de deelnemer enkel aanspraak maken op de terugbetaling van de reeds betaalde voorschotten en facturen, zonder dat hij aanspraak kan maken op enige vergoeding (zij het voor eventuele schade of voor een andere reden).

 

Artikel 19: algemene bepalingen

19.1 De volgende documenten, die hieronder van algemeen naar specifiek worden opgesomd, maken integraal deel uit van deze algemene voorwaarden:

1) de aanvraag tot deelname

2) de tariefvoorwaarden

3) de handleiding voor de deelnemer

4) de privacy beleid

In geval van tegenstrijdigheid tussen één of meer van deze documenten, zijn de volgende regels van toepassing: het meer specifieke document heeft voorrang op ieder meer algemeen document.

19.2 Alle vroegere, mondelinge of schriftelijke, akkoorden en overeenkomsten worden nietig beschouwd en volledig vervangen door de bepalingen van deze algemene voorwaarden.

19.3 Zo één van de bepalingen van deze algemene voorwaarden ongeldig of nietig zou worden verklaard, zal dit geen invloed hebben op de geldigheid van de andere bepalingen van de algemene voorwaarden, maar zal naar best vermogen deze ongeldige of nietige bepaling vervangen worden door een geldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit bij de initiële bedoeling van de organisator.

 

Artikel 20: toepasselijk recht, bevoegde rechtbank en taal

20.1 Het Belgisch recht is van toepassing op deze algemene voorwaarden.

21.2 Alle geschillen omtrent deze algemene voorwaarden worden uitsluitend en definitief beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waarbinnen het gebouw zich bevindt.

22.3 Ingeval van gerechtelijke procedure verbinden de organisator, de kandidaat-deelnemer en de deelnemer zich ertoe de taal te hanteren van het gerechtelijk arrondissement waarbinnen het gebouw zich bevindt.

​